協会・学会・団体の事務局のみなさまへ
担当が替わっても、
止まらない
ホームページへ。
大会・会報・お知らせの更新から、会員に届くサイトづくりまで。協会・学会のホームページ運用を、事務局の代わりに担います。
こんなこと、ありませんか。
- 前任の方が辞めて、ホームページの更新方法が分からない
- 大会の案内を載せるたびに業者に頼み、反映まで時間がかかる
- 会報や議事録の置き場所が、年によってばらばら
- WordPressの「更新してください」が怖くて、そのままにしている
- 理事の先生から「サイトが古い」と言われている
ひとつでも当てはまれば、それは事務局のせいではありません。
団体のホームページが、
止まりやすい3つの理由。
担当が数年で替わる
事務局の異動や役員の交代で、やり方を知っている人がいなくなります。引き継ぎ資料が残っていないことも珍しくありません。
更新が一時期に集中する
総会・学術大会・会報の発行など、忙しい時期に限って更新が重なり、後回しになりがちです。
相談できる相手がいない
作った業者とは連絡が取れず、予算も年度ごと。誰に何を頼めばいいか分からないまま、時間がたちます。
だから必要なのは、がんばる「人」ではなく、
担当が替わっても回る「仕組み」です。
事務局は、送るだけ。
ホームページの操作を覚える必要はありません。載せたい内容をメールやLINEで送っていただければ、形を整えて反映します。
原稿を送る
Word・PDF・写真など、手元にある形のままで大丈夫です。
整えて反映
読みやすく整え、スマホでも見やすい形でページにします。
3営業日以内に公開
公開したらご連絡します。お知らせ一覧も自動で並びます。
管理の情報は、すべて台帳に。
ドメイン・サーバー・ログイン情報の場所を一冊の台帳にまとめ、毎年の期限も管理します。担当が替わっても、台帳を渡すだけで引き継げます。
| ドメイン | example-gakkai.or.jp 更新済み（次回 2027年3月） |
|---|---|
| サーバー | 全力Web担当で管理 正常 |
| SSL（鍵マーク） | 自動更新 |
| バックアップ | 毎日 取得済み |
| 旧サイトの業者 | 解約手続きが必要（ご案内します） |
団体の1年に合わせて、先回りします。
いつ何を載せるかは、毎年ほぼ決まっています。忙しくなる前に、こちらから準備をご案内します。
新年度
役員・委員会名簿の差し替え、年会費のご案内
総会
総会のご案内・資料・議事録の掲載
学術大会
演題募集・参加登録・プログラムのページ公開
会報・年末
会報の掲載、年末年始の事務局休業のお知らせ
年度末
事業報告の掲載、1年分の数字のまとめ
毎月：お知らせの更新・セキュリティの点検・月次のご報告
更新するだけでなく、
会員に「届く」
サイトへ。
入会を考えている方、大会に参加する方、一般の方。誰に何を届けるかを決めて、毎月数字で確かめます。
- 入会案内ページを、迷わず申し込める形に
- 大会ページを、毎年使い回せる形に
- 一般の方に、団体の活動が伝わる形に
- 届けたい人
- 入会を考えている若手の研究者・医療従事者
- 伝えること
- 入会のメリット（大会の割引・会報・研究助成）
今月の打ち手と進み具合
理事会・稟議に、そのまま出せる資料を。
団体でのご契約には、理事会での承認が必要なことが多いと思います。説明に使える資料は、すべてこちらでご用意します。
A4・1枚の提案書
今のサイトの課題と、やることと費用を1枚にまとめます。理事会資料にそのまま添付できます。
年度単位のお見積書
年度予算に合わせた形でお出しします。請求書払いにも対応します。
他社との比較表
相見積もりの際に比べやすいよう、項目をそろえた比較表をお付けします。
料金のめやす
ライト
3万円/月
- 更新月3回まで
- 改善の提案毎月1つ
- 月次報告メール
- 保守・サーバー代込み
スタンダード
5万円/月
- 更新月8回まで
- 改善の実施月1件
- ページの追加半年に1ページ
- 月次報告＋打ち合わせ30分
本気
10万円/月
- 更新月20回まで
- 改善の実施月2〜3件
- ページの追加月1ページ
- 月次報告＋打ち合わせ60分
サイトの作り直し・移行（初期費用）：50万〜100万円 ／ 最低契約6か月
※ 金額は税別です。大会の時期だけ更新を増やすなど、団体のご事情に合わせてご相談ください。
よくあるご質問
Q年度の途中からでも始められますか？
はい。次の年度からのご契約を見すえて、今年度は診断だけ、という進め方もできます。
Q会員だけが見られるページは作れますか？
パスワードで閲覧を制限するページを作れます。会員数や使い方をお聞きして、合う方法をご提案します。
Q今お願いしている業者からの切り替えも任せられますか？
はい。ドメインやデータの引き取り、旧業者への連絡の進め方もご案内します。
Q相見積もりや入札にも対応できますか？
対応します。比較しやすいよう、項目をそろえたお見積書をお出しします。
Q英語のページもお願いできますか？
翻訳済みの原稿をいただければ、英語ページとして整えて掲載します。
今のホームページを、
無料で診断します。
URLを教えていただくだけで、1週間ほどで診断レポートをお送りします。売り込みの電話はいたしません。理事会で現状を説明する資料としてもお使いいただけます。
- 更新がどれだけ止まっているか
- セキュリティの心配はないか
- スマホで見やすいか
- 入会・大会の案内が分かりやすいか
ホームページ診断レポート（見本）
総合点（100点満点）
更新とスマホ表示に改善の余地があります。